“La transformación de documentos es incuestionable, ya que se ha convertido en un elemento importante en beneficio de la administración y gestión de las instituciones, así como en la preservación de la memoria e identidad de las mismas y el fortalecimiento de la transparencia y la rendición de cuentas”, afirmó la secretaria Auxiliar de la Universidad Michoacana de San Nicolás de Hidalgo (UMSNH), Monika Gutiérrez Legorreta, al inaugurar la VI Jornada Archivística Virtual: “La gestión documental hacia la transformación digital”.
Con la representación de la rectora Yarabí Ávila González, la pionera en la gestión documental en Michoacán comentó que a lo largo de esta actividad se tendrá oportunidad de reflexionar y debatir sobre la gestión documental y los retos que esta conlleva.
Sostuvo que el intercambio de experiencias y buenas prácticas a partir de las aportaciones de las y los ponentes y moderadores permitirán desafiar el futuro de las herramientas, los conocimientos y sobre todo la disposición que los nuevos tiempos exigen. Al tiempo que reconoció la labor que realizan las y los encargados de los Archivos nicolaitas.
En su turno, el secretario Administrativo, Edgar Martínez Altamirano, apuntó que la Universidad Michoacana fue pionera en el estado en la instalación de archivos y esta no ha dejado de darle seguimiento a su funcionalidad. Precisó que, desde el inicio de la presente administración, la rectora Yarabí Ávila ha instruido el contar con archivos modernos, institucionales, abiertos, flexibles, dinámicos y actualizados, acorde a los cambios.
Actualmente, dijo, los archivos se encuentran en constante transformación digital lo que obliga a estar actualizados en la práctica archivística, por lo que a través de la Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicación y la Dirección de Transformación Digital se está trabajando para poder eficientar los procesos administrativos y archivísticos.
Destacó la importancia de que las instituciones lleven a cabo los procesos documentales de manera electrónica, asegurando el ciclo vital del documento, cuidando el extravío de la información.
El comisionado presidente del Instituto Michoacano de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (IMAIP), Abraham Montes Magaña, apuntó que sin archivos no hay información, tras referir que, de ahí la importancia de contar con el acervo histórico, con el archivo de trámite y con el archivo de concentración.
Manifestó su satisfacción por sumarse a esta Jornada con un tema que dijo, es relevante, “es muy importante que nos sumemos a la era digital, no podemos dejar de lado estos temas y por eso celebro que tengamos a través de la virtualidad este tipo de jornadas”.
En su turno, el abogado general, Raúl Carrera Castillo, precisó que son dos los objetivos que se persiguen en esta actividad, el primero reconocer el trabajo archivístico que se realiza con apego a la normatividad institucional la UMSNH por parte de las diversas dependencias, y el segundo es entender el contexto, las tendencias y las alternativas a las que nos enfrentamos con el manejo archivístico, frente a una transformación digital.
Durante el evento, a nombre de la rectora Yarabí Ávila González, la secretaria Auxiliar, Monika Gutiérrez, hizo entrega de un reconocimiento a la Facultad de Ingeniería Eléctrica y a la Hemeroteca Pública Universitaria “Mariano de Jesús Torres”, por el rescate, organización y conservación del patrimonio documental universitario del archivo de trámite, así como al Departamento de Auditoría Interna por la organización y sistematización de sus archivos de trámite.
